איך להתנהל נכון מול התקשורת? – חלק א'
- רק הדובר מדבר עם התקשורת - במידה ונערכת פנייה ישירה של עיתונאי לחברה שלא דרך משרד יחסי ציבור, יש להנחות את העובדים לא להתראיין או למסור כל מידע. יש להגיב בנימוס, לקחת את פרטיו של העיתונאי ולהעביר ליח"צ. כמו כן יש לתת לו את פרטי היח"צ ליצירת קשר.
- ערוצי עדכון שוטפים - הן ליח"צ והן לתקשורת לוקח זמן להיערך ולהכין חומרים, קצב הטיפול ומועד הפרסום תלוי במספר גורמים ולא רק בחברה, לכן עדכנו את הדוברות על התרחשויות / אירועים צפויים ברגע שיודעים עליהם. יש לעדכן גם על אירועים שליליים שצפויים, החלטות הנהלה משמעותיות, שינויים ארגוניים, ביקורי אח"מים, סלבריטאים הקשורים חברה וכד'.
- שיתוף פעולה כבסיס להצלחה - זכרו תמיד שיחסי הציבור הם בצד שלכם ודואגים לאינטרסים שלכם. אנו לא ממהרים להוציא חומרים לתקשורת ומתייעצים עמכם לאורך כל הדרך. לכן חשוב שתבינו שאנחנו חייבים לדעת הכל (לטוב ולרע) בכדי להיערך בהתאם לכל נושא.
- ודאו כי הנוסח שאישרתם הנו הסופי – כל הודעה יוצאת לפרסום רק לאחר שתוכנה קיבל את אישורו הכתוב של המנכ"ל / סמנכ"ל השיווק או כל מורשה אחר. מהרגע בו קיבלנו את אישורכם החתום, ההודעה יוצאת להפצה. בשלב זה כבר לא ניתן להתחרט, או לשנות את תוכנה. לכן, וודאו היטב כי הנוסח שאישרתם להפצה הינו הנוסח הסופי.
- אישור כל הנוגעים בדבר – במידה וחברה נוספת מעורבת בהודעה לעיתונות (בין אם היא לקוחה שלכם, ובין אם מדובר בשיתוף פעולה עם חברה אחרת), כדאי להשיג את אישורו של אותו גורם, כדי למנוע אי-הבנות לאחר פרסום הידיעה. נוכל לסייע לכם בכך, אם תעבירו לידינו את פרטיו של איש הקשר המוסמך לאשר זאת אצל אותו גורם.
